Elza
Přehled hlavních funkcí aplikace Elza – od tvorby archivního popisu přes práci s digitalizáty a archivními entitami až po generování archivních pomůcek, komunikaci s digitálními archivy a využívání nástrojů umělé inteligence.
Tvorba archivního popisu
Archivní popis vytvářený v aplikaci ELZA odpovídá mezinárodním standardům ISAD(G) a ISAAR(CPF) i národním metodickým pokynům, zejména Základním pravidlům pro zpracování archiválií (ZP). Aplikace průběžně kontroluje popis podle konkrétního nastavení a přehledně označí zjištěné nesrovnalosti. Praktické funkcionality a nástroje jsou vyvíjeny ve spolupráci s uživateli a pomáhají šetřit jejich čas. K dispozici jsou hromadné úpravy v Tabulkovém zobrazení, možnosti importu či kopírování hodnot prvků popisu, používání šablon, implementace dědičnosti prvků popisu, hromadné generování hodnot prvků popisu, výpočet evidenčních jednotek pro systém PEvA a nabídka dalších užitečných funkcí, které lze spouštět i nad více archivními soubory najednou.
Digitalizáty
Digitální archivní objekty uložené na úložišti lze propojit s odpovídajícími jednotkami popisu pomocí technické vazby, která usnadňuje případnou migraci a celkovou správu dat. Archivář při popisu vidí náhledy souborů a může se seznámit s obsahem archiválií. Aplikaci lze napojit také na digitalizační linku a celý proces zefektivnit.
Archivní autoritní záznamy
Osoby, korporace, geografické objekty a další archivní entity se popisují pouze jednou v samostatném modulu a následně se opakovaně využívají jako přístupové body v libovolném archivním souboru. Záznamy procházejí automatickou validací a procesem schvalování ze strany uživatelů. Díky komunikaci s Centrálním archivním modulem pro správu archivních entit (IS CAM) je možné záznamy sdílet s ostatními archivy a paměťovými institucemi (přebírat do lokální instance, upravovat či zakládat nové a odesílat změny). U entit se zobrazují příznaky synchronizace, upozornění na chyby, historie revizí aj.
Výstupy a exporty dat
Kromě vytváření archivních pomůcek v XML dle českého profilu standardu EAD3 nebo ve formátu PDF dle ZP jsou k dispozici také další tiskové šablony pro označování obalů archiválií nebo ukládacích jednotek, včetně QR nebo čárových kódů podporujících automatizaci činností. Při exportu archivních souborů a generování výstupů lze uplatnit filtr omezení přístupnosti, který zohledňuje práva dotčených stran, ochranu osobních údajů, existenci ochranných lhůt atd. Záznamy archivních souborů, jednotky popisu i archivní entity lze stáhnout do CSV a dále zpracovávat mimo aplikaci.
Digitální archivy
Elza komunikuje s digitálním archivem a umožňuje práci s archivními informačními balíčky (AIP). Balíčky lze stáhnout, procházet jejich obsah, převzít metadata a napojit na jednotky popisu, které reprezentují nejen plně digitální, ale i hybridní či analogové archiválie. Přehled balíčků ukazuje stav jejich zpracování a napojení k jednotkám popisu.
AI nástroje
AI asistent poskytuje okamžitou uživatelskou a metodickou podporu – odpovídá na dotazy k práci s aplikací a ke zpracování archiválií s odkazy na zdrojové dokumenty. Dle pokynu uživatele vyhledává v archivním popisu a archivních entitách, kontroluje dodržování obecných i interních pravidel, upozorňuje na nesrovnalosti a navrhuje konkrétní doplnění či úpravy archivního popisu. O každém návrhu rozhoduje archivář, který je za tvorbu archivního popisu nadále plně zodpovědný. Poskytovatele AI a optimální model si volí archiv dle svých možností a požadavků.